Bạn là Event Planner hay Event Doer?

Discussion in 'Phiên Chợ VN Bách Hợp' started by Phuong Nguyen, Jun 19, 2017 at 8:15 AM.

  1. Phuong Nguyen

    Phuong Nguyen Member

    Event planner là những con người luôn bận rộn. Mỗi sự kiện xảy ra với vô số diễn biến khác nhau khiến các Event Planner đang thực hiện những công việc thuộc về Event Planning (Lập kế hoạch) bỗng chốc chuyển sang Event Doing (Triển khai và thực thi). Điều này sẽ khiến các Event Planner không còn khả năng bao quát công việc và quên mất mục tiêu sự kiện cần đạt được.


    >>Xem thêm: cho thuê bàn ghế tphcm, cho thuê âm thanh event


    [​IMG]
    Cần tách biệt rõ ràng những công việc liên quan đến lập kế hoạch và triển khai. Lập kế hoạch là quá trình tìm tòi để tạo ra các chiến lược, những ý tưởng sáng tạo nhằm đạt được đầy đủ các mục tiêu mà sự kiện cần có. Lập kế hoạch là vẽ ra một con đường để đi đến đích. Một kế hoạch tổ chức tốt sẽ dẫn dắt các công đoạn triển khai khác một cách thuận lợi. Bởi vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nói về nguyên tắc tư duy để có được một kế hoạch tổ chức sự kiện tốt.

    1. Planner là gì?

    Định nghĩa của việc lập kế hoạch là “đề xuất hoặc đưa ra dự định về một chuỗi các hành động”. Một người lập kế hoạch chuyên nghiệp sẽ có vai trò đưa ra định hướng tổ chức cho sự kiện đó. Họ dẫn dắt cả team để cùng tìm tòi, sáng tạo và phát triển các yếu tố trong quá trình tổ chức, đảm bảo đạt tới những mục tiêu đã được định sẵn.

    Người lập kế hoạch quan tâm đến bức tranh toàn cảnh và những chi tiết nhỏ. Họ không chỉ ý thức về điều đó khi mới bắt đầu tiếp nhận briefing công việc mà còn trong suốt quá trình triển khai để kịp thời điều chỉnh những sai sót trong trường hợp chưa đạt được các mục tiêu ban đầu của sự kiện.

    Lập kế hoạch là công việc đầu tiên cần thực hiện, thậm chí trước cả khi bạn dự định tổ chức chương trình của mình ở đâu. Xét cho cùng, nếu không có định hướng tổ chức thì làm sao bạn hình dung được các yêu cầu cụ thể để booking được một địa điểm như ý?

    Lập kế hoạch cho những bước đầu tiên

    Có một nguyên tắc tư duy tôi thường sử dụng trong rất nhiều công việc khác nhau, từ tổ chức sự kiện đến viết một bài viết, làm website hay chuẩn bị một bài thuyết trình, đó là nguyên tắc AIM.

    AIM là viết tắt của:

    A – Audience: Khán giả

    I – Intention: Mục đích

    M – Message: Thông điệp

    Hãy cùng nhìn chi tiết hơn vào từng yếu tố:

    Khán giả (Khách mời tham gia sự kiện)

    Không có bất cứ yếu tố nào trong sự kiện quan trọng hơn khách mời. Điều này có vẻ là một nguyên tắc rất cơ bản nhưng nó cũng thường xuyên bị bỏ qua.

    Trước khi triển khai bất cứ việc gì, hãy lập một danh sách các nhóm khách mời chính sẽ tham gia sự kiện của bạn. Phần lớn các chương trình sẽ luôn có nhiều hơn một đối tượng khách mời, và vì thế bạn sẽ cần những loại hoạt động khác nhau để thu hút họ.

    Họ sẽ có những đặc điểm rất khác nhau, từ những khách VIP sang trọng đến những khán giả phổ thông (ví dụ trong một buổi ca nhạc), từ những giáo sư danh tiếng đến các sinh viên trẻ (trong các hội thảo chuyên đề), từ các thành viên trong cùng một gia đình đến những người khách lạ riêng lẻ (trong các đám cưới).

    Gần đây, tôi tham gia lập kế hoạch tổ chức một buổi lễ ra mắt sản phẩm mới. Đối tượng khách mời tham gia rất đa dạng, bao gồm: các cổ đông, nhân viên công ty, khách hàng lâu năm, các khách hàng tiềm năng và cả giới truyền thông. Mỗi nhóm khán giả này lại có mối quan tâm khác nhau và động lực để tới tham dự sự kiện cũng hoàn toàn khác nhau. Nhiệm vụ của chúng tôi là đảm bảo mỗi nhóm đối tượng này đều có được những ấn tượng đặc biệt về chương trình và không ai cảm thấy lạc lõng khi sự kiện diễn ra.

    Mục đích (“Tại sao tôi tới đây?”)

    Bạn kỳ vọng ấn tượng của khán giả là gì sau khi chương trình kết thúc? Hãy cho khán giả của bạn những lý do thuyết phục để khiến họ sẵn sàng bỏ thời gian, sự quan tâm và tiền bạc để tới tham gia sự kiện.

    Mục đích tổ chức cũng sẽ góp phần tạo nên “giai điệu” và “trạng thái” cho sự kiện đó. Ví dụ, trong buổi lễ ra mắt sản phẩm, mục đích của chúng tôi là các khách hàng trung thành sẽ cảm thấy họ được ghi nhận và tán thưởng; các khách hàng tiềm năng được truyền cảm hứng và tận hưởng những khoảnh khắc đáng nhớ. Trên tất cả, dấu ấn của chương trình là tâm trạng vui vẻ chào đón một sản phẩm mới.

    Trong quá trình sáng tạo, chúng tôi tìm tòi cách làm thế nào để biểu đạt được mục đích đó một cách rõ ràng nhất. Chúng tôi tổ chức lễ vinh danh khách hàng trung thành với các phần thưởng hấp dẫn; chuẩn bị một đoạn video truyền cảm hứng cho khách hàng tiềm năng với nội dung nói về sự gắn bó giữa khách hàng và thương hiệu, các điều kiện để trở thành khách hàng trung thành và được tham gia lễ vinh danh đó.

    Liệt kê cụ thể các nhóm khách mời, đặc điểm của họ và vạch sẵn mục đích cần đạt được với họ trong mỗi sự kiện sẽ giúp quá trình định hướng tổ chức và brainstorming cho chương trình diễn ra một cách nhanh chóng, không đi xa khỏi mục tiêu tổ chức sự kiện.

    Thông điệp (Mọi người sẽ ghi nhớ điều gì?)

    Thông điệp bạn muốn truyền tải tới khán giả trong sự kiện của mình là gì? Sự kiện này nói về điều gì? Mọi người sẽ nhớ gì về nó?

    Thông điệp cũng chính là chủ đề chính của sự kiện. Nó cần phải thực sự đơn giản, gọn ghẽ và kể được câu chuyện chủ đề chỉ trong một câu duy nhất. Thậm chí cả những tiệc cưới cũng có thông điệp riêng: “Chúng tôi yêu nhau và muốn dành trọn phần đời còn lại của mình để ở bên nhau!”.

    Một thông điệp dành cho sự kiện có tầm quan trọng hơn rất nhiều so với một câu tagline thông thường. Bởi lẽ, mọi yếu tố trong sự kiện sẽ cần được xây dựng xoay quanh thông điệp này, từ địa điểm tổ chức cho tới cách đón tiếp khách ở bàn lễ tân. Toàn bộ sự kiện cần diễn đạt được một thông điệp nhất quán và phù hợp. Những yếu tố không phù hợp với thông điệp chính sẽ trở nên lạch lõng và rất dễ bị nhận ra.

    Quay trở lại buổi lễ ra mắt sản phẩm ở trên, thông điệp chính của chúng tôi là nói về sự phát triển bền vững và tầm quan trọng của bảo vệ môi trường. Khi triển khai thông điệp này, chúng tôi gặp phải một vấn đề nhỏ với những thẻ ghi tên khách mời. Chúng tôi không muốn dùng loại thẻ nhựa thông thường, thay vào đó, chúng tôi chuẩn bị những thẻ tên được làm từ một loại gỗ tái chế. Quà tặng cho khách sau khi chương trình kết thúc không phải những món đồ lưu niệm thường gặp mà là các chậu cây, hoa nhỏ trang trí ở bàn làm việc và trong vườn nhà. Những chi tiết nhỏ bé đó đã tô đậm hơn rất nhiều cho thông điệp chủ đạo của chương trình.

    2. Mục tiêu sự kiện cần đạt được

    Định nghĩa về mục tiêu của một sự kiện chính là những kỳ vọng từ khách hàng, từ đơn vị đứng ra tổ chức chương trình. Không giống như mục đích (tập trung vào trải nghiệm của khán giả), mục tiêu hướng tới những kết quả cụ thể, có thể đo lường được. Ví dụ: độ nhận diện thương hiệu, doanh thu, lợi nhuận, lượng khách hàng mới thu được, các đối tác mới hoặc những trải nghiệm từ khán giả, v.v… Mục tiêu này còn phụ thuộc vào loại hình sự kiện bạn tổ chức.

    Khi có được mục tiêu, hãy tư duy tiếp về cách thức để đạt được những mục tiêu đó.

    Tuần trước, tôi tham gia một buổi lễ gây quỹ tại một địa điểm tuyệt đẹp với sự tham gia của nhiều nhà đầu tư lớn, rất nhiều quan khách và cả ngài thị trưởng thành phố. Đồ ăn, chất lượng dịch vụ và các diễn giả đều rất xuất sắc. Tuy nhiên, đơn vị tổ chức đã quên mất một chi tiết quan trọng: Mục tiêu tổ chức chương trình là quyên góp tiền. Vậy mà toàn bộ sự kiện đã trôi qua nhưng không có một “key moment” nào đủ sức thôi thúc hay kêu gọi các vị khách bỏ tiền ra quyên góp cho quỹ.

    Mục tiêu của sự kiện đã thất bại mặc dù quá trình tổ chức rất chuyên nghiệp và chương trình diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối.

    3. Kết luận

    Tổ chức sự kiện là quá trình triển khai rất nhiều công việc cùng lúc và bạn sẽ luôn ở trong tình trạng có quá nhiều thứ cần làm. Điều quan trọng là bạn hãy đảm nhận tốt cả vai trò của một event planner lẫn event doer. Trọng trách lớn lao của event planner là đảm bảo các mục tiêu của chương trình được đáp ứng hoàn hảo nhất.

    Để có được một kế hoạch tổ chức tốt, còn cần đến rất nhiều yếu tố khác cũng quan trọng không kém những yếu tố chúng ta đã liệt kê trong bài viết. Tuy nhiên, 4 yếu tố căn bản nhất này sẽ không bao giờ thay đổi trong mọi sự kiện. Chúng đóng vai trò như một kim chỉ nam cho bạn biết liệu bạn có đang đi đúng hướng hay không. Bằng cách xử lý tốt 4 yếu tố này, bạn sẽ luôn tổ chức được những sự kiện thành công, cân bằng được cả sự hài lòng của khán giả và của nhà tổ chức/nhãn hàng.
     

Share This Page

Loading...